Wenn du eine Webinar-Software suchst, die zur DSGVO passt und deren App in Deutschland läuft, stellst du dir meist zwei Fragen. Wo landen die Daten meiner Gäste? Und was muss ich trotzdem selbst erledigen? Dieser Artikel beantwortet beides für CreateWebinar: was eingebaut ist, wo Daten auch außerhalb Deutschlands verarbeitet werden und welche Punkte auf deiner eigenen Liste stehen sollten.
Wo die App läuft und welche Dienste beteiligt sind
Die App von CreateWebinar läuft auf einem Server in Deutschland, genauer in Nürnberg. Dort baust du deine Webinare, dort melden sich deine Gäste an, und dort findet die Bühne mit deinen geplanten Ausstrahlungen statt. Für einige Aufgaben kommen weitere Stellen dazu:
| Bereich | Wo | Wofür |
|---|---|---|
| App mit Webinaren, Anmeldungen und Bühne | Server in Nürnberg | alles, was du im Tool siehst und einstellst |
| E-Mails an deine Gäste | Versanddienst in der EU | Bestätigung, Eintrittskarte, Erinnerungen |
| Sicherungen | in der EU | zur Wiederherstellung nach einer Störung |
| KI-Funktionen | deine eigenen Konten bei KI- und Stimmen-Anbietern | Texte, Bilder, Stimme, Antworten im Chat |
Die letzte Zeile verdient einen ehrlichen Satz. Skript, Folien, Bilder, die Vertonung und die Antworten im Chat entstehen über spezialisierte KI-Dienste. Deshalb behauptet CreateWebinar nicht, dass keine Information jemals Deutschland verlässt. In Eigenregie laufen diese Dienste über deine eigenen Konten, etwa bei OpenRouter oder Anthropic und bei ElevenLabs. Den Vertrag mit diesen Anbietern schließt du selbst, und sie gehören in deine eigene Datenschutzerklärung. Welche Dienstleister CreateWebinar selbst einsetzt, zum Beispiel für Server und E-Mail-Versand, steht in der Datenschutzerklärung und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung des Tools.
Lies diese Stellen, bevor du deine eigene Datenschutzerklärung anpasst. Deine Gäste haben ein Recht darauf, zu erfahren, wer ihre Daten erhält, und diese Auskunft musst du geben, nicht das Tool.
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt im Konto
Für die Daten deiner Gäste bist du verantwortlich. CreateWebinar verarbeitet sie in deinem Auftrag, speichert also Anmeldungen, verschickt E-Mails und zeigt deinen Gästen die Bühne. Für so ein Verhältnis sieht Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor, kurz AVV.
Den AVV findest du in deinem Konto. Vorab lesen kannst du ihn über die Seite Fair und sicher. Ein praktischer Tipp: Lege eine Kopie zu deinen Datenschutzunterlagen, zum Beispiel neben dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Fragt eine Behörde oder ein Geschäftspartner nach, hast du ihn griffbereit.
Anmeldung mit Double-Opt-in und klarer Abmeldung
Gäste melden sich mit Vorname und E-Mail-Adresse an. Danach bekommen sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wer darauf klickt, erhält die Eintrittskarte mit persönlichem Zugangslink und einem Kalendereintrag als .ics-Datei.
Dieses Double-Opt-in hat zwei Vorteile. Niemand kann eine fremde Adresse für dein Webinar eintragen. Und du kannst später zeigen, dass die Anmeldung wirklich vom Inhaber der Adresse bestätigt wurde.
Abmelden geht mit einem Klick, der Link steht in jeder E-Mail. Passt der Termin nicht, wechseln Gäste ihn selbst, ohne dir schreiben zu müssen. Nachfass-E-Mails bekommt nur, wer dem freiwillig und gesondert zugestimmt hat. Die Anmeldung zum Webinar und die Einwilligung in weitere Nachrichten bleiben damit getrennt.
Wie die einzelnen Nachrichten aussehen, beschreibt der Artikel über Anmeldeseiten und Nachrichtenfolge. Die allgemeinen Grundregeln findest du in Webinar und DSGVO.
Auskunft und Löschen direkt in der Gäste-Liste
Irgendwann schreibt dir jemand: „Welche Daten habt ihr über mich gespeichert?“ Oder: „Bitte löscht meine Adresse.“ Beides sind Rechte aus der DSGVO, nämlich das Recht auf Auskunft (Art. 15) und das Recht auf Löschung (Art. 17). Für beides musst du in CreateWebinar keine Tabellen durchsuchen.
In der Gäste-Liste findest du den Eintrag der Person, gibst ihr Auskunft oder löschst den Eintrag. Ein sinnvoller Ablauf sieht so aus:
- Prüfe, ob die Anfrage wirklich von der betroffenen Person kommt, etwa weil sie von derselben Adresse geschickt wurde.
- Such den Eintrag in der Gäste-Liste heraus.
- Erteile die Auskunft oder lösche den Eintrag.
- Bestätige der Person kurz, was du getan hast, und notiere die Anfrage mit Datum.
Die DSGVO verlangt eine Antwort in der Regel innerhalb eines Monats. Wer solche Anfragen am selben Tag erledigt, hat das Thema vom Tisch.
Dazu kommen eingebaute Löschfristen. Daten von Gästen bleiben also nicht unbegrenzt liegen, nur weil niemand daran denkt, aufzuräumen. Das passt zum Grundsatz der Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten sollen nur so lange gespeichert werden, wie sie gebraucht werden.
Auswertung ohne Tracking-Cookies
Die Zähler in deiner Auswertung kommen ohne Cookies aus. Du siehst trotzdem die Seitenaufrufe der Anmeldeseite, die Anmeldungen mit Quote, die Teilnahmen, die Klicks auf dein Angebot und die durchschnittliche Verweildauer. Was diese Zahlen aussagen und wie du sie liest, steht im Artikel über Auswertung und Variantenvergleich.
Wichtig für deine Datenschutzerklärung: Das heißt nicht, dass das Tool insgesamt ohne Cookies arbeitet. Für die Anmeldung in deinem Konto und für Gäste, die einer Ausstrahlung beitreten, setzt CreateWebinar technisch nötige Cookies. Solche Cookies brauchen nach dem TDDDG in der Regel keine Einwilligung, gehören aber trotzdem in die Datenschutzerklärung.
Dein Konto absichern
In einem Webinar-Konto können sich schnell die Adressen von Hunderten Gästen sammeln. Deshalb lohnt es sich, den Zugang gut zu schützen. CreateWebinar bietet dafür eine freiwillige Zwei-Faktor-Anmeldung. Schalte sie ein, dann reicht ein gestohlenes Passwort allein nicht mehr.
Außerdem kannst du deine Daten jederzeit als ZIP-Datei exportieren und dein Konto selbst löschen. Stößt du auf ein Webinar mit rechtswidrigem Inhalt, meldest du es über „Inhalt melden“ im Tool.
Was du selbst erledigst
Ein Tool kann Bausteine liefern. Wofür du sie einsetzt und wie du deine Gäste informierst, bleibt deine Sache. Diese Liste hilft beim Abhaken:
- Datenschutzerklärung ergänzen: Anmeldung, E-Mails, Chat mit KI-Antworten und die Dienstleister laut AVV und deine eigenen KI- und Stimmen-Anbieter beschreiben.
- AVV ablegen: im Konto abrufen und zu deinen Unterlagen nehmen.
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten um das Webinar erweitern.
- Texte prüfen, wenn du Einwilligungen oder E-Mails umformulierst.
- Zusatzwissen für den Chat ohne personenbezogene Daten von Kunden oder Dritten anlegen.
- Anfragen von Gästen zügig beantworten und dokumentieren.
- Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten.
Häufige Fragen
Bleiben bei CreateWebinar alle Daten in Deutschland?
Nein, und das behauptet CreateWebinar auch nicht. Die App läuft auf einem Server in Nürnberg, E-Mails und Sicherungen bleiben in der EU. Die KI-Funktionen laufen über deine eigenen Konten bei den KI- und Stimmen-Anbietern, mit denen du selbst Verträge hast.
Setzt CreateWebinar Cookies?
Die Zähler der Auswertung arbeiten ohne Cookies. Für die Anmeldung im Konto und für Gäste einer Ausstrahlung nutzt das Tool technisch nötige Cookies.
Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Wenn CreateWebinar personenbezogene Daten deiner Gäste in deinem Auftrag verarbeitet, sieht die DSGVO einen AVV vor. Du findest ihn in deinem Konto.
Ist CreateWebinar damit DSGVO-konform?
Das hängt auch davon ab, wie du es einsetzt. CreateWebinar bringt Double-Opt-in, Abmeldelink, Gäste-Liste mit Auskunft und Löschen, Löschfristen und den AVV mit. Deine Datenschutzerklärung und deine Texte musst du selbst passend gestalten.
Datenschutz wird einfacher, wenn die nötigen Bausteine schon im Werkzeug stecken und du nur noch deine eigenen Hausaufgaben machst. Alle Punkte zu Werbung und Daten auf einen Blick findest du auf der Seite Fair und sicher, weitere Antworten unter Fragen und Antworten. Dieser Artikel ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
