Zwischen Anmeldung und Webinar liegen Stunden oder Tage, und in dieser Zeit gerät der Termin leicht in Vergessenheit. Eine gute Webinar-Erinnerung per E-Mail holt ihn im richtigen Moment zurück, mit dem Zugangslink griffbereit. Hier erfährst du, zu welchen Zeitpunkten Erinnerungen sinnvoll sind, was in jede einzelne gehört und warum sie frei von Werbung bleiben sollten.
Warum Erinnerungen so viel bewirken
Eine Anmeldung ist schnell erledigt, oft zwischen zwei anderen Aufgaben. Am Termin selbst ist der Gast mit dem Kopf woanders. Ohne Anstoß von außen verpasst er den Start, obwohl er eigentlich kommen wollte.
Erinnerungen lösen dabei mehrere praktische Probleme. Zuerst holen sie den Termin zurück ins Gedächtnis. Außerdem liegt der Zugangslink genau dann im Posteingang, wenn er gebraucht wird, statt in einer E-Mail von letzter Woche. Und wer verhindert ist, findet darin eine einfache Möglichkeit zum Umbuchen.
Erinnerungen ersetzen aber keinen guten Start. Steht der Termin dank Danke-Seite schon im Kalender, haben die E-Mails es deutlich leichter.
Die richtigen Zeitpunkte
Welche Erinnerungen sinnvoll sind, hängt vom Abstand zwischen Anmeldung und Termin ab. Der folgende Plan ist ein Ausgangspunkt für Termine mit einigen Tagen Vorlauf:
| Zeitpunkt | Aufgabe | Länge |
|---|---|---|
| Direkt nach der Anmeldung | Bestätigung mit Termin, Zugangslink und Kalendereintrag | Mittel |
| Etwa 24 Stunden vorher | Den Nutzen ins Gedächtnis rufen, Umbuchen anbieten | Mittel |
| Etwa eine Stunde vorher | Den Termin für heute festmachen, Link griffbereit | Kurz |
| Etwa 10 bis 15 Minuten vorher | Nur der Link, damit der Start gelingt | Sehr kurz |
Bei einem Vorlauf von einer Woche oder mehr kann eine zusätzliche Nachricht in der Mitte helfen. Sie braucht aber einen eigenen Inhalt, etwa eine Frage zur Vorbereitung oder einen kurzen Ausblick auf ein Kapitel. Eine Erinnerung, die nur „Nicht vergessen!“ sagt, ist eher ein Grund, sich abzumelden.
Was bei kurzfristigen Anmeldungen passiert
Meldet sich jemand eine Stunde vor dem Termin an, ergibt die Erinnerung vom Vortag keinen Sinn mehr. Deine Software sollte Erinnerungen, deren Zeitpunkt schon vorbei ist, auslassen und nicht nachträglich verschicken. Sonst bekommt der Gast drei Nachrichten auf einmal, eine davon mit „Morgen ist es so weit“.
Daraus folgt eine Regel für die Texte: Schreib in der Anmeldebestätigung nicht „bis morgen“, wenn der Termin auch heute sein kann. Nimm stattdessen Datum und Uhrzeit als Platzhalter. Wie du Termine und Vorlauf aufeinander abstimmst, zeigt der Artikel Termine für automatisierte Webinare planen.
Uhrzeit und Zeitzone beim Versand
Plane die Zeitpunkte relativ zum Termin, nicht als feste Uhrzeit. „24 Stunden vorher“ passt sich jedem Termin an, „jeden Mittwoch um 10 Uhr“ nicht. Prüf außerdem, ob eine Erinnerung für einen frühen Termin mitten in der Nacht ankommen würde. Bei einem Webinar um 8 Uhr kommt die Ein-Stunden-Erinnerung um 7 Uhr, das ist in Ordnung. Für Gäste in einer anderen Zeitzone kann derselbe Zeitpunkt aber schon ungünstig liegen.
Ende März werden in der EU die Uhren umgestellt. Schau dir in der Woche davor einmal an, ob Termin und Erinnerungen weiterhin zur richtigen Ortszeit ankommen.
Was in jede Erinnerung gehört
Jede Erinnerung folgt demselben Grundgerüst. Je näher der Termin rückt, desto mehr lässt du weg.
- Ein Betreff mit Zeitangabe. Der Gast soll schon im Posteingang sehen, wann es losgeht, etwa „Morgen um 19 Uhr: Wochenplanung, die hält“.
- Der Zugangslink ganz oben. Als deutlicher Knopf und darunter als Textlink. Niemand soll scrollen müssen.
- Datum, Uhrzeit und Zeitzone. Am besten in der Ortszeit des Gastes, sonst mit ausdrücklicher Zeitzone.
- Ein Satz zum Nutzen. Was der Gast am Ende des Webinars mitnimmt, nicht „unser Webinar startet bald“.
- Ein Link zum Umbuchen. Wer umbucht, bleibt dir erhalten.
- Ein Weg zum Absagen. Ein Link wie „Ich kann nicht teilnehmen“ beendet die Erinnerungen für diesen Termin.
- Ein erkennbarer Absender. Immer derselbe Name, eine Antwortadresse, die wirklich gelesen wird, und ein Link zum Impressum.
Die Betreffzeile verdient eigene Aufmerksamkeit. Für Erinnerungen gilt vor allem: Das Wichtige steht vorn, denn auf dem Handy ist oft nur der Anfang zu sehen.
Drei Beispiele
So können die drei Erinnerungen vor einem Webinar am Donnerstagabend aussehen. Die Werte in geschweiften Klammern ersetzt dein Versandprogramm.
Am Vortag
Betreff: Morgen um {{uhrzeit}}: Wochenplanung, die hält
Hallo {{vorname}},
morgen um {{uhrzeit}} ({{zeitzone}}) ist es so weit. In 45 Minuten zeige ich dir, wie du deine Woche so planst, dass auch nach einem chaotischen Montag noch etwas übrig bleibt. Am Ende hast du eine Vorlage, die du direkt nutzen kannst.
Hier ist dein Zugangslink (Knopf)
Passt der Termin doch nicht? {{umbuchen_link}}
Eine Stunde vorher
Betreff: In einer Stunde geht es los ({{uhrzeit}})
Hallo {{vorname}}, heute um {{uhrzeit}} startet das Webinar. Leg dir am besten Stift und Papier bereit.
Zum Webinar (Knopf)
Kurz vor dem Start
Betreff: Gleich geht es los
In wenigen Minuten beginnt das Webinar. Jetzt öffnen (Knopf)
Die Nachrichten werden kürzer, je näher der Termin rückt. Die letzte hat nur noch eine Aufgabe: den Klick.
Ist dein Webinar eine Aufzeichnung, die zu festen Terminen läuft, gilt in den E-Mails dasselbe wie auf der Anmeldeseite. Sprich vom Termin oder vom Start, nicht von „live“. Und erfinde keine Dringlichkeit. Ein „Nur heute!“ in der Erinnerung passt nicht zu einem Webinar, das nächste Woche wieder läuft. Mehr dazu steht im Artikel Wartephase und Countdown fair einsetzen.
Service-E-Mail oder Werbung
Erinnerungen an einen gebuchten Termin gehören zu dem, was der Gast mit seiner Anmeldung angefragt hat. Nach der DSGVO stützen sie sich in der Regel auf die Durchführung dieser Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und brauchen keine zusätzliche Einwilligung. Das gilt aber nur, solange sie genau das bleiben.
Werbung per E-Mail ist in Deutschland nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG grundsätzlich nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung erlaubt. Und der Begriff Werbung wird weit verstanden. Gerichte haben schon kurze Werbezusätze in automatischen Bestätigungs- oder Antwort-E-Mails als unerlaubte Werbung gewertet. Ein Satz zu deinem Kurs am Ende einer Erinnerung kann also aus einer Service-E-Mail eine Werbe-E-Mail machen.
Die folgende Einordnung ist eine vorsichtige Orientierung, keine feste Regel:
| Inhalt der Erinnerung | Vorsichtige Einschätzung |
|---|---|
| Termin, Zugangslink, Umbuchen, Absagen | Gehört zur Anmeldung |
| Hinweise zur Technik und zur Vorbereitung | Gehört zur Anmeldung |
| Kurzer Ausblick auf die Inhalte des gebuchten Webinars | Gehört zur Anmeldung, solange sachlich |
| Sachlicher Hinweis, dass am Ende ein Angebot vorgestellt wird | Grenzbereich, im Zweifel weglassen oder rein beschreibend halten |
| Preis, Rabattcode oder Kauflink zum Angebot | Werbung |
| Hinweis auf andere Produkte, Newsletter oder weitere Webinare | Werbung |
| Bitte um Bewertung oder Teilnahme an einer Umfrage | Wird oft als Werbung gewertet |
Die einfachste Linie lautet: Alles, was dem Gast hilft, den gebuchten Termin wahrzunehmen, darf hinein. Alles, was etwas verkaufen soll, gehört in eigene Nachrichten an Menschen, die dafür eingewilligt haben.
Eine weitere Grenze betrifft Adressen, die nie bestätigt wurden. Arbeitest du mit Double-Opt-in, bekommen unbestätigte Anmeldungen keine Erinnerungen. Warum, erklärt der Artikel Double-Opt-in für Webinar-Anmeldungen.
Technik, damit Erinnerungen ankommen
Die beste Erinnerung nützt nichts, wenn sie im Spam-Ordner landet oder einen kaputten Link enthält.
- Absenderauthentifizierung einrichten. Mit den technischen Verfahren SPF, DKIM und DMARC weist deine Domain nach, dass du berechtigt bist, in ihrem Namen zu senden. Viele Postfachanbieter erwarten das inzwischen, besonders bei größeren Versandmengen.
- Einen Textteil mitschicken. Neben der gestalteten Fassung gehört eine reine Textfassung in die E-Mail, die auch ohne Bilder lesbar ist.
- Bilder sparsam einsetzen. Viele Programme laden Bilder erst auf Wunsch. Der Zugangslink muss auch ohne Bilder sichtbar sein.
- Platzhalter prüfen. Fehlt der Vorname, darf die Anrede nicht mit „Hallo ,“ beginnen. Leg einen Ersatz fest, etwa „Hallo“ ohne Namen.
- Links testen. Jeder Zugangslink führt zum richtigen Termin, auch nach einem Umbuchen.
- Im dunklen Modus ansehen. Knöpfe und Schrift müssen auch auf dunklem Hintergrund lesbar bleiben.
Teste die ganze Folge, bevor die ersten Gäste sie bekommen. Melde dich mit Adressen bei mehreren Anbietern an, einmal mit einigen Tagen Vorlauf und einmal kurz vor einem Termin.
Prüfliste für deine Erinnerungen
- Die Zeitpunkte sind relativ zum Termin geplant, überholte Erinnerungen entfallen.
- Jede Erinnerung hat den Zugangslink oben und nennt Uhrzeit und Zeitzone.
- Wörter wie „morgen“ stimmen auch bei kurzfristiger Anmeldung.
- Umbuchen und Absagen funktionieren mit einem Klick.
- Keine Preise, Rabatte oder Hinweise auf andere Angebote.
- Keine erfundene Dringlichkeit, keine Bezeichnung „live“ für Aufzeichnungen.
- Unbestätigte Adressen bekommen keine Erinnerungen.
- Absender, Antwortadresse und Impressum stimmen.
- Die Folge ist auf Handy und Rechner getestet, auch im dunklen Modus.
Häufige Fragen
Wie viele Erinnerungs-E-Mails sind sinnvoll?
Bei einigen Tagen Vorlauf sind drei Erinnerungen nach der Anmeldebestätigung üblich: am Vortag, eine Stunde vorher und kurz vor dem Start. Bei Terminen am selben Tag fallen einzelne weg. Entscheidend ist, dass jede Nachricht eine klare Aufgabe hat.
Darf ich zusätzlich per SMS erinnern?
Das ist möglich, setzt aber eine Telefonnummer voraus. Damit wird dein Formular länger, und für diesen Kanal brauchst du eine eigene, freiwillige Zustimmung. Frag die Nummer nur ab, wenn du sie wirklich nutzt, und mach das Feld optional.
Was ist, wenn jemand alle Erinnerungen abbestellen möchte?
Respektiere das sofort. Ein Link zum Absagen in jeder Erinnerung beendet die Nachrichten für diesen Termin. Wer nur keine Werbung möchte, sollte trotzdem Erinnerungen an einen gebuchten Termin bekommen können, wenn er das wünscht.
Darf ich in der Erinnerung schon auf mein Angebot hinweisen?
Besser nicht. Ein Kauflink, ein Preis oder ein Rabatt machen die Erinnerung zur Werbe-E-Mail. Wenn du sagen willst, dass am Ende ein Angebot kommt, tu das auf der Anmeldeseite, wie im Artikel Eine Webinar-Anmeldeseite, die überzeugt beschrieben.
Zum Schluss
Gute Erinnerungs-E-Mails sind kurz, kommen zur richtigen Zeit und machen den Weg ins Webinar so leicht wie möglich. Halte sie frei von Werbung, plane die Zeitpunkte relativ zum Termin und teste die Folge, bevor sie läuft. Dann tauchen die Menschen, die sich angemeldet haben, auch zum Termin auf.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
