Webinar-Software auswählen anhand von zwölf Kriterien

Wer zum ersten Mal Webinar-Software vergleicht, landet schnell bei langen Funktionslisten, die sich kaum unterscheiden. Hilfreicher ist ein Vergleich nach Kriterien, die zu deinem Einsatz passen. Die folgenden zwölf Kriterien decken ab, worauf es in der Praxis ankommt, und am Ende findest du eine Bewertungstabelle und einen Testplan, mit dem du zwei oder drei Kandidaten in wenigen Tagen ernsthaft prüfen kannst.

Vor dem Vergleich klären, wofür du die Software brauchst

Bevor du Anbieter anschaust, beantworte drei Fragen schriftlich. Sie entscheiden, wie stark du die Kriterien später gewichtest.

1. Welches Format planst du? Echte Live-Webinare mit dir vor der Kamera, automatisierte Webinare zu festen Terminen oder Aufzeichnungen zum Abruf. Den Unterschied erklärt der Artikel Live-Webinar oder automatisiertes Webinar.
2. Was ist das Ziel? Verkaufen, schulen, Kunden einarbeiten oder intern informieren. Ein Verkaufswebinar braucht andere Werkzeuge als eine Mitarbeiterschulung.
3. Wie viele Menschen erwartest du? Pro Termin und pro Monat. Daran hängen später Preise und Grenzen.

Schreib die Antworten auf eine Seite. Wenn du mitten im Vergleich von einer schicken Funktion beeindruckt bist, holt dich diese Seite zurück.

Formate und Erlebnis der Gäste

1. Unterstützte Formate

Prüfe, ob die Software genau die Formate beherrscht, die du planst. Manche Werkzeuge sind für Live-Konferenzen gebaut und können automatisierte Termine nur über Umwege. Andere sind auf automatisierte Ausstrahlungen spezialisiert und eignen sich weniger für spontane Gespräche mit Kamera. Was ein automatisiertes Webinar ausmacht, ist dabei die wichtigste Unterscheidung.

2. Zugang für Gäste

Jeder zusätzliche Schritt kostet Teilnehmer. Achte darauf, ob Gäste direkt im Browser teilnehmen können, ohne Programm oder App zu installieren, und ob das auf dem Handy genauso gut klappt wie am Rechner. Probier auch, was passiert, wenn jemand zu früh kommt. Ein Warteraum mit Countdown wirkt deutlich besser als eine leere Seite.

3. Interaktion während des Webinars

Welche Werkzeuge haben deine Gäste, um sich zu beteiligen? Typisch sind Chat, Fragen an den Moderator, Umfragen und bei Verkaufswebinaren ein Knopf zum Angebot. Frag dich, wer den Chat betreut. Bei automatisierten Formaten ist das eine echte Frage, denn irgendjemand oder irgendetwas muss antworten.

Vor und nach dem Termin

4. Anmeldeseiten

Kannst du die Anmeldeseite selbst gestalten, mit eigenem Text, Bild und deiner Farbe? Wie viele Felder sind Pflicht? Lässt sich ein Double-Opt-in einschalten, also die Bestätigung der E-Mail-Adresse per Klick? Und kannst du Impressum und Datenschutzerklärung sauber verlinken? Eine Anmeldeseite, die du nicht ändern kannst, wird schnell zum Engpass.

5. E-Mails und Erinnerungen

Erinnerungen entscheiden mit darüber, wie viele Angemeldete tatsächlich erscheinen. Prüfe, welche Nachrichten die Software verschickt: Bestätigung, Zugangslink, Erinnerungen vor dem Termin und eine Nachricht an alle, die nicht gekommen sind. Wichtig sind außerdem änderbare Texte, ein Abmeldelink in jeder Nachricht und die Möglichkeit, Werbe-E-Mails nur an Menschen zu schicken, die dem ausdrücklich zugestimmt haben.

6. Termine und Zeitzonen

Für wiederkehrende Termine brauchst du feste Wochentage und Uhrzeiten oder einen regelmäßigen Takt. Sobald Gäste aus anderen Ländern kommen, sollten sie die Uhrzeit in ihrer eigenen Zeitzone sehen. Ein Kalendereintrag zum Herunterladen und die Möglichkeit, einen Termin selbst zu verschieben, helfen dabei, dass weniger Angemeldete ihren Termin verpassen.

Inhalte und Auswertung

7. Inhalte erstellen und ändern

Wie kommen deine Inhalte in die Software? Manche Werkzeuge erwarten ein fertiges Video, andere arbeiten mit Folien und Ton, wieder andere helfen beim Erstellen. Teste eine kleine Änderung: Wie lange dauert es, einen Tippfehler auf Folie 23 zu korrigieren? Wenn dafür ein ganzes Video neu exportiert und hochgeladen werden muss, kostet dich das jedes Mal Zeit. Für die Gestaltung der Folien selbst helfen die Regeln aus dem Artikel über Webinar-Folien für das Handy.

8. Auswertung

Zahlen sind nur nützlich, wenn klar ist, wie sie zustande kommen. Prüfe, welche Werte die Software zeigt, zum Beispiel Seitenaufrufe, Anmeldungen, Teilnahmen, Verweildauer und Klicks auf das Angebot. Frag nach, ob ein Teilnehmer jemand ist, der kurz hereinschaut, oder jemand, der eine Mindestzeit bleibt. Praktisch sind Auswertungen pro Termin und ein Export, damit du Zahlen über Monate vergleichen kannst.

Datenschutz, Kosten und Betrieb

9. Datenschutz und Serverstandort

Bei einem Webinar fallen Namen, E-Mail-Adressen und Nutzungsdaten an. Für dich zählt deshalb, wo die Daten verarbeitet werden, ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet und ob es eine Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer gibt. Prüfe auch, ob du einzelne Gäste auf Anfrage finden, ihnen Auskunft geben und sie löschen kannst. Das sind keine Formalitäten, sondern Pflichten, die bei dir als Veranstalter liegen.

10. Ehrliche Voreinstellungen

Manche Werkzeuge bieten Funktionen, mit denen sich Zuschauerzahlen, Käufe oder Chat-Nachrichten simulieren lassen. Das wirkt auf den ersten Blick verlockend, kann Gäste aber in die Irre führen und gegen das Wettbewerbsrecht verstoßen. Achte darauf, dass solche Schalter ab Werk ausgeschaltet sind, und frag dich, ob du sie überhaupt brauchst. Das Gleiche gilt für die Bezeichnung „live“ bei Aufzeichnungen. Wer ein aufgezeichnetes Webinar als live ausgibt, riskiert Ärger und verspielt Vertrauen.

11. Preismodell und Grenzen

Webinar-Software wird sehr unterschiedlich abgerechnet: pro Moderator, nach Zahl der Teilnehmer, pro Webinar oder über ein Guthaben. Rechne mit deinen eigenen Zahlen aus dem ersten Abschnitt nach. Lies außerdem die Grenzen: Wie viele Gäste passen in einen Termin? Was passiert, wenn du sie überschreitest? Wie lang ist die Vertragslaufzeit, und wie kündigst du? Steht bei den Preisen, ob die Umsatzsteuer enthalten ist?

12. Betrieb und Unterstützung

Zum Schluss die Fragen, die erst auffallen, wenn etwas schiefgeht. Gibt es Hilfe in deiner Sprache, und wie schnell kommt eine Antwort? Gibt es eine Statusseite, die Störungen offen zeigt? Kannst du deine Daten und Inhalte exportieren, falls du später wechseln willst? Und wie barrierearm ist der Raum für deine Gäste, etwa bei Bedienung per Tastatur und bei Kontrasten?

Bewerten und testen

Bewertungstabelle zum Mitnehmen

Gewichte jedes Kriterium von 1 (unwichtig) bis 3 (entscheidend) und bewerte jeden Kandidaten von 0 (fehlt) bis 3 (sehr gut). Gewicht mal Bewertung ergibt die Punkte. Die Gewichte unten sind ein Beispiel für jemanden, der automatisierte Verkaufswebinare plant.

Die Tabelle ersetzt keine Entscheidung, sie macht sie nur nachvollziehbar. Wenn ein Kandidat bei einem Kriterium mit Gewicht 3 eine 0 bekommt, ist er raus, egal wie viele Punkte er sonst sammelt.

So testest du in wenigen Tagen

Funktionslisten lesen sich alle ähnlich. Den Unterschied merkst du erst, wenn du ein echtes kleines Webinar baust. So gehst du vor:

• Bau in jeder Testversion dasselbe Mini-Webinar mit fünf Folien und einer Anmeldeseite.
• Melde dich selbst an, einmal am Rechner und einmal auf dem Handy, mit zwei verschiedenen E-Mail-Adressen.
• Prüf, welche E-Mails ankommen, wann, und ob sie im Spam landen.
• Nimm am Termin teil, schreib eine Frage in den Chat und klick auf jeden Knopf.
• Ändere danach eine Folie und miss, wie lange das dauert.
• Schau dir die Auswertung an. Findest du dich selbst darin wieder?
• Bitte darum, deine Testdaten zu löschen, und notier, wie einfach das ging.

Wer die Grundlagen von Webinaren noch einmal nachlesen möchte, findet sie im Artikel Was ist ein Webinar?.

Häufige Fragen

Welches Kriterium ist am wichtigsten?

Das hängt vom Ziel ab. Für Verkaufswebinare sind Anmeldung, Erinnerungen und der Zugang für Gäste meist entscheidend, weil dort die meisten Interessenten verloren gehen. Für interne Schulungen zählen eher Interaktion und Aufzeichnung.

Reicht eine kostenlose Testphase für den Vergleich?

Meist ja, wenn du sie gezielt nutzt. Plane vorher, was du testen willst, und bau ein echtes Mini-Webinar, statt nur durch die Menüs zu klicken. Notiere während des Tests deine Eindrücke direkt in der Bewertungstabelle.

Muss Webinar-Software ihre Server in Deutschland haben?

Gesetzlich vorgeschrieben ist das nicht. Die Datenschutz-Grundverordnung erlaubt Verarbeitung in der EU und unter bestimmten Bedingungen auch außerhalb. Ein Standort in der EU vereinfacht aber vieles, und manche Kunden achten gezielt darauf.

Wie viele Anbieter sollte ich vergleichen?

Zwei oder drei ernsthafte Kandidaten reichen. Sortiere vorher mit den Antworten aus dem ersten Abschnitt alles aus, was dein Format nicht unterstützt. Mehr Kandidaten machen den Vergleich nicht besser, nur länger.

Zum Schluss

Die beste Webinar-Software ist die, die zu deinem Format, deinen Gästen und deinem Arbeitsalltag passt. Mit zwölf klaren Kriterien, einer ehrlichen Gewichtung und einem echten Test triffst du diese Entscheidung bewusst, statt dich von der längsten Funktionsliste leiten zu lassen.